Gebruikt u een beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag als basis voor het kwaliteitsbeleid binnen uw huisartsenvoorziening? Ook bij een praktijkaccreditering zijn dit belangrijke documenten van waaruit u uw kwaliteitsbeleid kunt toelichten (of verantwoorden).

Wat is eigenlijk wettelijk verplicht en voor wie geldt die verplichting dan? En als u deze documenten op orde heeft, gebruikt u ze dan ook als ‘visitekaartje’ van uw praktijk?

Onderstaande uitleg en formats helpen u om het beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag op een goede manier in te zetten.

Wat leveren een beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag u op?

Inzicht in de kwaliteit van zorg 

Het beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag zijn ondersteunende instrumenten die inzicht geven in de kwaliteit van zorg. Ze brengen belangrijke onderdelen van de geleverde en de te leveren zorg in kaart en maken trends zichtbaar.

Het beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag is ook de plek waar u door middel van spiegelinformatie (denk bijvoorbeeld aan indicatoren en patiëntenervaringen doelstellingen en verbeteringen voor uw praktijk formuleert.  

Diverse aspecten van uw praktijkvoering komen systematisch in beeld, bijvoorbeeld activiteiten waarin de verschillende medewerkers de meeste tijd steken. Het is interessant die aspecten te toetsen aan de visie, doelstellingen en randvoorwaarden die de praktijk heeft gekozen en daarbij de vraag te stellen of een en ander nog wel met elkaar overeenstemt. Deze observaties kunnen behulpzaam zijn bij het kiezen en uitwerken van een beleidsplan dat veel medewerkers aanspreekt en de bedrijfsvoering en de efficiëntie ten goede komt. 

Onderdeel van praktijkaccreditering 

Als u de inhoud van uw beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag actief gebruikt voldoet u aan de kwaliteitsnormen van NHG-Praktijkaccreditering® en andere erkende certificeringssystemen voor huisartsenpraktijken. 

Samen leren en verbeteren 

Het werken met een beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag biedt voor u en uw praktijkmedewerkers de volgende kansen: 

  • Toename van motivatie en voldoening van het hele team door de terugblik op de geleverde prestaties in het afgelopen jaar. 
  • Samen leren van de goede maar ook de minder goede resultaten. 
  • Versterking van het verantwoordelijkheidsgevoel van iedere medewerker voor het zorgaanbod als geheel en het eigen aandeel daarin. 
  • Inzichtelijk maken van de belasting en belastbaarheid van de praktijk. 

Publicatie en presentatie 

Het beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag kunnen, elk afzonderlijk, zowel interne als externe doelen dienen. 

De belangrijkste reden voor interne publicatie van het beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag is: 

  • Bijdragen aan de kwaliteitsverbetering en het management van de praktijk. 

De belangrijkste redenen voor externe publicatie van het beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag zijn: 

  • Inzicht geven in visie, missie en kernwaarden van uw praktijkteam.
  • Bieden van transparantie van de door u aangeboden patiëntenzorg en hoe u deze organiseert.
  • Als verantwoording van de voor uw praktijkvoering benodigde randvoorwaarden.
  • Helpend bij het maken van keuzes met betrekking tot het afsluiten van contracten met verzekeraars, zorggroepen of collega’s. 

Patiëntenversie 

U kunt overwegen om een patiëntenversie van het beleidsplan dan wel het kwaliteitsjaarverslag te publiceren als visitekaartje van uw praktijk. Het kan patiënten helpen bij een zoektocht naar een huisarts. Het geeft huidige patiënten ook inzicht in wat de praktijk doet met ervaringen van patiënten die opgehaald zijn met bijvoorbeeld een enquête.

De patiëntenversie is een korte versie van het beleidsplan dan wel kwaliteitsjaarverslag in begrijpelijke taal gericht op de patiënten en laat zien wat u met uw team doet om goede zorg te leveren. 

Wat zegt de wet?

Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) 

Formeel is er geen wettelijke verplichting tot het opstellen van een jaarverslag. Omdat het systematische bewaking, beheersing en verbetering van de zorg wel een wettelijke verplichting is vanuit de Wkkgz, is het raadzaam om wel een beleidsplan en jaarverslag te maken. Kwaliteitsbeleid en -doelstellingen vormen hierbij de basis van de zorgverlening en de resultaten van zorg moeten worden gemeten en geanalyseerd en verbeterd via periodieke evaluaties en vaste werkmethoden. 

Een kwaliteitssysteem dat systematische bewaking, beheersing en verbetering van de zorg doorloopt is dus wel degelijk een wettelijke verplichting en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd zal daar ook op toezien. Het ‘systematische’ aspect kunt u bijvoorbeeld realiseren door af te spreken dat de kwaliteitscyclus (bijvoorbeeld volgens de PDCA-cyclus) wordt uitgevoerd volgens een vast ritme of op basis van een (inzichtelijke) geprioriteerde agenda (op basis van hoogste risico’s of van bedrijfsmatige belangen). 

Of een huisartsenpraktijk valt onder de Wkkgz ligt besloten in het begrip ‘instelling’. Het ministerie van VWS formuleert dit als volgt: ‘Een rechtspersoon die bedrijfsmatig zorg verleent of doet verlenen, een organisatorisch verband van natuurlijke personen die bedrijfsmatig zorg verlenen of doen verlenen, alsmede een natuurlijke persoon die bedrijfsmatig zorg doet verlenen.‘ 

In de volgende werksituaties is er sprake van een instelling: 

  •  een huisarts met een zorgverlenende assistente; 
  •  een maatschap met twee maten die beiden zorg verlenen; 
  •  een vennootschap met twee vennoten die beiden zorg verlenen; 
  •  een eenmanszaak met personeel in dienst. 

Geen instelling zijn: 

  • een eenmanszaak zonder personeel
  • een solistische werkende beroepsoefenaar
  • een huisarts met een assistente die alleen receptietaken verricht
  • een maatschap/vennootschap waarbij een van de maten/vennoten geen zorg verleent (bijvoorbeeld een maat/vennoot die alleen de administratie of acquisitie doet 

Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) 

Huisartsen vallen doorgaans niet onder de jaarlijkse verantwoordingsplicht (jaarverslag) conform de WTZi-erkenning. Wet Toelating Zorginstellingen: Zorginstellingen hebben een toelating nodig wanneer zij zorg willen aanbieden die op grond van de Zorgverzekeringswet of Wet langdurige zorg voor vergoeding in aanmerking komt. 

Klik hier om na te gaan wanneer je wel onder de WTZi valt. (Er zijn praktijken die in het verleden een WTZi-erkenning hebben verkregen omdat zij bijvoorbeeld medisch-specialistische zorg, prenatale zorg, kraamzorg of revalidatiezorg verlenen, dan wel als trombosedienst functioneren. Deze praktijken moeten nog steeds hun jaarverantwoording indienen, tenzij ze deze speciale zorg niet meer verlenen).